Das ständige Abrufen von E-Mails lenkt von der Arbeit ab und stresst. saldo sagt, wie man elektronische Post rationell verwaltet und worauf man beim Verfassen von E-Mails achten sollte.
Viele Angestellte werden täglich mit Dutzenden von beruflichen E-Mails eingedeckt. Die Folgen sind zunehmender Stress und sinkende Produktivität. Denn wer sich alle paar Minuten aus seiner eigentlichen Tätigkeit herausreissen lässt, weil gerade eine neue Nachricht im Posteingang gelandet ist, arbeitet ineffizient. Kommt hinzu, dass die Informationsüberflutung auch zu psychosomatischen Erkrankungen (Kopfschmerzen, Verspannungen, Herzrhythmusstörungen) führen kann. Das haben diverse Studien gezeigt (siehe saldo 5/08). Umso wichtiger ist es, dass man die Verwaltung und Bearbeitung der elektronischen Post gut organisiert. Der Solothurner Betriebswissenschafter Willi Knüsel bietet dazu spezielle Weiterbildungsseminare an. Seine Erfahrung: «Die Angewohnheit, schnell noch diesen und jene zu informieren, ganze Gruppen oder sogar alle auf den E-Mail-Verteiler zu nehmen, hat sich wie ein Virus verbreitet.» Man überlege nicht mehr, wer Informationen wirklich benötige. Angesichts dieser Mail- Flut lautet Knüsels erster und wichtigster Tipp: «Man sollte nicht ständig nach neuen E-Mails Ausschau halten.» Das zerstückle und verlängere den Arbeitstag bloss unnötig. Tatsächlich hat der Psychologe David Meyer von der US-Universität Michigan herausgefunden, dass sich das Arbeitstempo halbiert, wenn man ständig zwischen der eigentlichen Arbeit und dem Lesen von E-Mails hin und her wechselt.
Die wichtigsten Tipps für einen effizienten Umgang mit E-Mails:
– Ablenkung vermeiden: Um von eingehenden Mails nicht ständig abgelenkt zu werden, lohnt es sich, das Abrufintervall des Mail- Programms entsprechend einzustellen oder E-Mails nur manuell abzurufen. Es reicht, wenn die Mails alle 60 Minuten abgerufen werden. Solche Anpassungen funktionieren auch bei Mail-Programmen auf dem Handy. Im Mail-Programm von Apple sind die Einstellungen unter Mail ’Einstellungen’ Allgemein zu finden. Schalten Sie auch visuelle und akustische Signale im Mail-Programm aus.
– Ordnerstruktur anlegen: Um die Übersicht im Mail-Verkehr nicht zu verlieren, lohnt es sich, im Posteingang eine den eigenen Bedürfnissen angepasste Ordnerstruktur anzulegen – etwa nach Projekten, Themen oder Mitarbeiternamen. Die eingehenden Mails immer direkt in den richtigen Ordner verschieben.
– Fixe Bearbeitungszeiten: In den meisten Jobs reicht es, wenn man die E- Mails zwei oder dreimal pro Tag abruft. Bewährt hat sich, wenn man einmal am Morgen, dann am Mittag und einmal am späteren Nachmittag die E-Mails überprüft und bearbeitet. Dabei gilt, dass man Mails, die sich in weniger als drei Minuten beantworten lassen, sofort erledigt. Was länger braucht oder eine Rückantwort erfordert, verschiebt man in Ordner, die man mit «Bearbeiten» oder «Antwort offen» beschriftet. Diese Mails bearbeitet man dann erst, wenn man wirklich Zeit dafür hat. Auf Mail-Kopien («cc») sollte man nicht reagieren, man erhält sie nur zur Kenntnisnahme zugesandt.
– Filter-Funktionen nutzen: Mit Hilfe von Mail-Filtern kann man eingehende Post automatisch in bestimmte Ordner weiterleiten. Das empfiehlt sich zum Beispiel für Newsletter, die man regelmässig erhält, die man aber nicht sofort lesen muss. Im eigentlichen Posteingang verbleiben so nur Meldungen, auf die man wirklich reagieren muss.
Kontrollfrage: Ist dieses E-Mail wirklich nötig?
Effizientes Arbeiten mit E-Mails fängt jedoch bereits beim Schreiben an. Denn wer gezielt mit dem Arbeitsmittel Mail umgeht, wird selbst auch weniger Opfer von unnötigen Mails. Wenn man E-Mails verfasst, sollte man deshalb stets folgende Punkte beachten:
– Ist das E-Mail wirklich nötig? Viele geschäftliche Angelegenheiten lassen sich telefonisch oder im direkten Gespräch schneller und einfacher regeln.
– Ist das E-Mail die richtige Form? Mails sind sehr gut geeignet für einfache und klare Sachverhalte oder um schnell Kopien, Bilder und andere digitale Daten zu verschicken. Ungeeignet sind E-Mails jedoch für Informationen, die diskutiert werden müssen. Häufige Folge sind dann Pingpong- Mails. Ein direktes Gespräch mit den Beteiligten bringt hier mehr. Dasselbe gilt für vertrauliche Informationen. Auch um schnell einen Geschäftstermin abzumachen oder einen komplizierten Sachverhalt zu besprechen, ist der Griff zum Telefonhörer sinnvoller.
– Ist der Inhalt verständlich? E-Mails sollten inhaltlich möglichst kurz, klar und verständlich sein. Aus den ersten drei Zeilen muss ersichtlich sein, worum es geht. Wichtig ist auch eine aussagekräftige Betreffzeile – sie soll auf einen Blick das Thema und die Dringlichkeit anzeigen. Wichtig: In einem E-Mail sollte es stets nur um einen Sachverhalt gehen, damit der Empfänger die Nachricht im richtigen Ordner ablegen kann.
– Wer muss das E-Mail erhalten? Gehen Sie sparsam mit den Funktionen «Kopie an» sowie «Antworten an alle» um.
– Stimmen die Kontaktdaten? Meist empfiehlt es sich, eine Telefonnummer anzugeben. Die Handynummer muss jedoch nicht jedermann kennen.
– Ist alles korrekt? Bevor man das E-Mail abschickt, gilt stets: Noch einmal den ganzen Text lesen und kontrollieren, ob man die richtige Empfängeradresse eingegeben hat.
